Sygnaliści – nowe obowiązki
Z dniem 25.09.2024 r. wejdą w życie przepisy wdrażające unijną dyrektywę o ochronie sygnalistów. Nowe regulacje to także nowe obowiązki dla przedsiębiorców.
Jaki cel mają wprowadzane przepisy i kim jest sygnalista?
Celem ustawy jest zapewnienie sygnalistom ochrony przed działaniami odwetowymi. Sygnalistą może być każda osoba, która zgłosi publicznie uzasadnione naruszenie prawa.
Należy odróżnić działania sygnalisty od donosiciela, ten zwykle działa w złej wierze (we własnym interesie) i zazwyczaj nie jest w stanie uargumentować zgłoszenia. Takiej osoby nie obejmie ochrona.
Zakres naruszeń prawa podlegających zgłoszeniu jest szczegółowo wymieniony w ustawie. Są to m.in. prawa dotyczące przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami, bezpieczeństwa transportu, ochrony środowiska, zdrowia i dobrostanu zwierząt, ochrony konsumentów, ochrony prywatności i danych osobowych.
Przykład
Pracownik zgłasza (i ma na to dowody), że w jego miejscu pracy ma miejsce naruszenie przepisów w zakresie ochrony danych osobowych. Pracodawca nie ma prawa go zwolnić, obniżyć wynagrodzenia ani zastosować innego działania, które mogłoby być uznane za karę.
Sygnalista musi mieć możliwość dokonania zgłoszenia. W tym celu konieczne jest wdrożenie w firmie procedur zapewniających mu poufność i ochronę przed odwetem.
Kto musi wdrożyć nowe przepisy?
Wdrożenie przepisów jest obowiązkowe dla firm zatrudniających na dzień 1 stycznia lub 1 lipca w ramach umowy o pracę więcej niż 50 osób (w przeliczeniu na pełne etaty).
Jednak limitu nie stosuje się do instytucji obowiązanych w rozumieniu przepisów ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu. Bez względu na zatrudnienie nowe przepisy będą obowiązkowe m.in. dla doradców podatkowych, biur rachunkowych, prawników, pośredników w handlu nieruchomościami czy spółek/fundacji przyjmujących płatności w gotówce w wartości wyższej niż 10 tys. euro.
Na czym polega wdrożenie przepisów ustawy?
Poza wprowadzeniem środków ochrony dla sygnalistów i rozwiązań zapobiegających przed ewentualnymi negatywnymi konsekwencjami działań zgłoszeniowych dla firm i instytucji obowiązanych najważniejsze jest przygotowanie i wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych.
W tym miejscu należy wspomnieć o tym, że sygnaliści mogą dokonywać zgłoszeń trzema kanałami:
- wewnętrznym – zgłoszenie w danej firmie/instytucji (informacja pozostaje wewnątrz firmy/instytucji)
- zewnętrznym – zgłoszenie do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich
- publicznym – zgłoszenie dokonywane za pośrednictwem mediów (telewizja, radio, internet).
Zgłoszenie może być dokonane każdym z kanałów. Pracodawcom będzie więc zależało na tym by zgłoszenia trafiały tylko wewnątrz firmy, aby ewentualnemu naruszeniu sprostać bez obawy o jego upublicznieniu.
Z procedurą zgłoszeń wewnętrznych wiąże się:
- ustalenie osoby/działu upoważnionej/go do przyjmowania zgłoszeń,
- określenie sposobu przekazywania zgłoszeń (np. e-mail, formularz na stronie www, telefon),
- ustalenie (bezstronnej/go) osoby/działu upoważnionej/go do podejmowania działań następczych,
- obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (do 7 dni) i maksymalnego terminu przesłania informacji zwrotnej (do 3 miesięcy) – w przypadku zgłoszenia nie anonimowego,
- określenie zachęt do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych,
- obowiązek poinformowania o możliwości dokonywania zgłoszeń za pomocą kanałów zewnętrznych i publicznych.
Pracodawca ma obowiązek prowadzić również rejestr zgłoszeń wewnętrznych, który zawiera:
- numer zgłoszenia,
- przedmiot naruszenia,
- dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób,
- adres do kontaktu sygnalisty,
- datę dokonania zgłoszenia wewnętrznego,
- informację o podjętych działaniach następczych,
- datę zakończenia sprawy.
Jakie są kary za brak wdrożenia przepisów o ochronie sygnalistów?
Karą za utrudnianie dokonywania zgłoszeń, dokonywanie działań odwetowych, naruszenie poufności tożsamości sygnalisty lub brak ustanowienia procedury zgłoszeń wewnętrznych może być kara grzywny, ograniczenie wolności albo do pozbawienie wolności do 3 lat.